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パワーポイントで配布資料を上手に印刷するTips

2008.01.27


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会社の会議やプレゼンなどで、パワーポイントで作った資料を印刷して配布する機会は多々あるかと思います。外部向けの資料であれば1枚に1ページしか印刷しないかもしれませんが、社内向け資料の場合には「配布資料」機能を使うなどして1枚に複数ページを印刷し、なるべく紙を節約しておきたいものです。ただ、普通にパワーポイントの配布資料として印刷すると余白がすごいことに。そこで、なるべく余白を少なくして配布資料を印刷するためのTipsをご紹介。


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普通に印刷するとどうなる?

パワーポイントの資料を印刷する際、紙を節約するために「配布資料」で印刷する人は多いことでしょう。配布資料とは、数ページ分を1ページに並べて印刷するためのモードです。実際に印刷してみるとこうなります。

そのまま印刷すると余白がでかい

↑みてわかるように、余白がかなりでかくなります。もちろん余白はコメントを書き込むスペースとして有効に活用できますが、ここまで大きくなくても問題ないはずです。なにより、文字が小さくなってしまって読みづらくなるのが玉に瑕。

プリンタの機能である「集約」を使おう

そこで活用したいのが、多くのプリンタが備えている「集約」という機能。これは複数のページを1枚に印刷するもの・・・つまり、パワーポイントでいう「配布資料」と同じ機能なのです。パワーポイントが余白を多くあけてしまうのに対し、このプリンタによる「集約」では可能な限り余白を無くしてくれます。実際に印刷するとこのような感じです。

どうです?かなり大きく印刷されていますよね?

パワーポイントの「配布資料」と重ねてみても、大きさの違いが一目瞭然です。

どうやったら「集約」できるの?

この「集約」機能、使ったことが無いという人も多いことでしょう。どこで設定できるかといえば、印刷時に選択できるプリンタの「プロパティ」もしくは「詳細設定」からです。その中に「集約」ですとか「レイアウト」ですとか、まあそんな感じの項目があるので、そこから設定してみてください。

ちなみに3ページを1枚なら用紙を縦に、4ページを1枚なら用紙を横に印刷するのがオススメ。まあこれはパワポの「配布資料」と同じですね。

白紙が不要な配布資料を印刷するときには・・・ぜひともお試しアレ。

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