知っていますか？大人が「領収書」をせっせと集めるその理由と、よくある罠
※この記事はAdobe社の企画「僕と私の確定申告」のPR記事です。確定申告を10年以上実施している実体験をご覧ください！
領収書をほしがる大人たち
「領収書、ください」
レジ前で耳にする、おなじみのこのセリフ。はじめて自分の口から発したときには、なんだか大人の階段を上ったような気持ちになる、ビジネスライクなこのセリフ。
そもそもですが、世間の大人にとって、領収書がなぜ必要か、考えたことはありますか？
大部分は、自分の所属する会社に経費として申請するためですよね。たとえば打ち合わせで使ったカフェの代金や、レンタル会議室の支払い。会社の指示で購入した様々な機器なども、領収書があるからこそ、自分の財布では無く会社の財布から支払ってもらうことが可能です（立て替えのため一時的に自分の財布を使うことはあると思いますが）。
この領収書をもらい忘れた時などは絶望的な気分になりますし、領収書の出ないWeb上のサービスなどでは、領収書の代わりをどうするかで頭を悩ませたりすることもありますよね。
とにかく自分都合ではなく、会社都合のため、必要なお金を会社に支払ってもらう。領収書を欲する目的の一つ･･･というか、大部分はこれでしょう。
一方で「確定申告のため」という理由があるのをご存知でしょうか？年明けから春にかけて、周囲の個人事業主などを中心にザワザワとする、あの「確定申告」です。
大人のたしなみ「確定申告」
そもそも確定申告とは、国に対して正確な納税額を計算・申告し、納付や還付を実施するための仕組みです。とはいえ、世の中の大半の方は「確定申告なんてしたことがないけど･･･？」という状況かなと思います。そうなんです、確定申告って、必要がない人と、必要な人にわかれるんです。
その境目はいったいなんなのか。まず最初に、必要が無い人のパターン。これにもいくつかのケースがありますが、最も多いのは所属している1つの会社からのみ給与をもらっている、というものでしょう。この場合、年末調整によって会社が申告・納税をしてくれるため、通常であれば確定申告は必要ありません。ここでのポイントは「会社が代わりにやってくれている」ということです。つまり「必要ない＝やらなくていい」には必ずしもなっていなくて、意識しないうちに誰かがやってくれているパターンもあるということです。
ほか、必要がないパターンの一例としては、1年間の所得が48万円以下だったり、副業の所得が20万円以下だったりするものがあります。
では一方で、必要な人はどんな人でしょうか？
確定申告を必要とする主な集団としては、自営業やフリーランスなどの個人事業主が挙げられます。これは、代わりに申告を行ってくれる会社組織が無いため、自分で申告を行う必要があり、それがすなわち「確定申告」が必須な理由となっています。
ほか、複数の会社から給与を受け取っていたり、不動産や株式での収入があったりと、いわゆる「主たる給与」以外の収入がある人も、対象となります。これは、「主たる給与」の会社が実施してくれている申告だけでは不足が発生してしまうため、その不足分について個人で「確定申告」をしなければならないパターンです。
ほかにも確定申告が必要になるケースはありますが、細かくなってくるので今回は割愛します。今回は「確定申告」が必要な人をお知らせするための記事ではないからです。もし心配な場合は税務署に問い合わせると、親切丁寧に教えてくれますのでオススメですよ！
「領収書」はなぜ必要なのか！？
さて、話はもどって領収書の話です。とにかく「確定申告」というと「収入を申告して税金を支払う」というイメージが強いのですが、実際には「必要な経費＝支出」もセットで申告することができます。つまり、確定申告をすることで、還付金を得られるケースもあるわけですね。そこで必要となるのが「領収書」です。
「領収書」があれば、その収入を得るために「必要だった経費」が証明できます。例えば取材をするような仕事であれば、その交通費や取材に必要な機材の購入費用が経費となりますし、人前にでるような仕事であれば、美容室など身なりを整える費用も経費にできる可能性があります。
この「領収書」には以下のような情報が必要とされています。
① 買い手の氏名/名称 ＝ あて名
② 代金を受け取った日付 ＝ 発行日
③ 金額
④ 提供した商品やサービスの内容＝但し書き（ただしがき）
⑤ 発行者
もしかしたら領収書を発行する現場で「宛名は『うえさま』にてお願いします！」という発言を耳にしたことがあるかもしれません。これは宛名に「上」と書いてくれ、という指示です。えっ、そんな適当なのでいいの？と思われるかも知れませんが、宛名は小売り・飲食業では省略可能というルールもあって、必ずしもNGとはならないそうです。ちなみにこの「上」の字を後で企業名に改変したいが故に「○○企画（上の字が含まれる名前）」という企業名が流行った、という都市伝説を聞いたことがあります。本当かどうかはわかりません。
私がこの10年間、領収書を受け取り確定申告し続けている中で、「これは重要だな」という要素が「提供した商品やサービスの内容＝但し書き」です。きちんと確認しないとよくわからない内容を書かれてしまうこともあって、後から「これだと経費に出来ない！」という事例が発生するんですよね。
また「お品代」という記載は後々けっこう揉めることが多い印象なので、できる限り避けるのがいいかな、と思っています。実際に、これ本当に事業に必要でしたか？という突っ込みはよく発生します。例えば僕の場合ですが、撮影のための小物がおしゃれ小物だったり、子供向けのおもちゃだったりしたことがあり、突っ込みを受けたことがあります。その際には、実際に撮影してコンテンツに使われた画面などを提出して、納得してもらうことがありました。このように、突っ込まれそうな時は説明できる何かを用意しておくと安心ですね。
領収書にまつわる、本当に困る事とは･･･・
ところでこちらもここ10年の経験ですが、確定申告にあたって、最も困る事はなんだと思いますか？これ、まず間違いなく困るのが、領収書が見つからない･･･という事象です。
領収書って、多くの場合は紙っぺらじゃないですか。場合によってはレシートみたいに小さな紙にちゃちゃっと印字されているだけみたいなパターンもありますよね。なんで、容易になくなるんです。領収書と金額の大小にはまったく因果関係がないので、高額な領収書であっても、小さな紙に印字されていると、簡単に見つからなくなります。
これ本当に困るんですよね。もちろん領収書の置き場は決めています。だけど、気が付くと無くなっていたりするんですよね。本当に不思議です。そして、確定申告をした後に発見してしまうのもまた、不思議な現象です。
ところが、ここ最近は、領収書を無くすことが減ってきました。その理由は、データ保管が認められるようになったからです。領収書を写真で撮影しておくだけでもデータ保管になるため、重要な領収書はとにかく撮影しておく。これだけでずいぶんとリスクが減らせるのです。
しかし、撮影しただけだと領収書を探すのが大変です。できれば写真で撮った後、その内容をテキストで保持できれば、検索ができて便利！･･･と思うのですが、そうすると写真とテキストが別々に管理されることになってとても面倒なんです。いったいどうしたら･･･？
そこで活用したいのが、PDF化とそこへのテキスト埋め込みです。PDFにはテキストが埋め込めるので、領収書に書いてある内容を埋め込めば、その内容で検索をすることが可能になります。となると、次に課題となるのは「どうやってテキストを埋め込むか」です。いちいち手作業で埋め込むってのは現実的じゃありません。
はい、お待たせしました。ここでやっと真打ちの登場です。その名は「Adobe Scan」。スマホ向けのアプリとして提供されているこちら、なんとなんと、写真を撮影するとそのままOCR（＝画像内のテキストを解析して文字情報を生み出す技術）をかけ、PDFへと埋め込んでくれるのです。さらにデータはクラウドへと保管されるため、無くしてしまったり、見つからなくなったりする心配もありません。恐ろしいことに、このサービスが「無料」で享受できてしまうんです。なんて便利な時代なんでしょう！
僕が確定申告を必要とし始めた2012年では、まだまだ領収書は紙のまま7年も保管することが必要とされていて、家にはたくさんの領収書がぎっしりと詰まったファイルが存在していました。でもいまでは、写真をとって、OCRをかけて、クラウドに保存だけで完了です。しかも、埋め込まれたテキストを使って検索できますから、データとして引き出すことも簡単に実施可能です。
ちなみに領収書以外だと、ふるさと納税の証明書も同じ処理をしています。ふるさと納税はそこそこ額も大きくなりますし、還付金としてもまとまっていますから、絶対に無くせない書類のひとつです。だから、証明書が届いたらとにかくデータ化しておくことをオススメします。
さらにですが、この証明書は自治体ごとに仕様がバラバラで、紙のまま管理するのがとても大変。また、枚数もそこそこになったりするので、デジタルデータにしただけだと管理が面倒だったりします。そこで活用したいのが、Acrobatオンラインの「複数のPDFをひとつに結合する」機能。ふるさと納税するごとに証明書をまとめたPDFにしておけば、年間を通じた納税額も計算しやすいですし、確定申告の時も提出が楽です。これは個人的にも便利な使い方だと思ってますので、全ふるさと納税ユーザーに強くアピールしたいですね！
最後に、医療系の領収書もデータ化が重要な書類のひとつです。医療費って、世帯毎にまとめることができて、それが10万円を超えたら還付金の対象になります。ここの難しいところは、年末まで10万円を超えるかどうか誰にもわからないことです。だから、とりあえずデータ化しておいて、年末に計算をするわけですね。健保によっては金額をまとめてくれるところもあるようですが、そうであったとしても、領収書は必要です。
領収書は確定申告のために必要だった！
このように、大人が領収書をほしがる理由は、確定申告のため、でした。
いざ「確定申告」をしようとすると、領収書はとても重要な存在になるんです。でも、領収書って油断すると財布の中で折れ曲がったり、机の下に落ちていたり、印字が滲んで読めなくなっていたり。そんな悲劇を起こす前に、もらったらすぐ撮影して「とりあえずAdobe Scanをかけておく」！この意識をしておくだけで、紛失の悲劇も避けられますし、確定申告そのものがとても楽になるはず。
ぜひ「Adobe Scan」と「Acrobatオンラインツール」の便利さを体感してみてくださいね！
ご参考
データ保存するならモバイルアプリの「Adobe Scan」が超オススメ。領収書を撮影するだけで、Adobe SenseiというAIが画質や傾きなどを調整してくれて、高品質なPDFファイルにしてくれます。
生成されたPDFファイルは、Adobeの「Document Cloud」というクラウドストレージに自動保存されるので、整理の手間もかかりません。クラウドに保存されたら、画像内に映っている文字をテキスト変換しておきましょう。例えば領収書の画像をテキスト変換しておけば、「あの領収書を見たいな」と思ったときに、日付や店名、商品名などをクラウド内で検索して領収書をすぐに見つけられるようになります。
また、クラウドに複数のPDFを保存したあとは、ひとつのPDFにまとめるのもオススメ。そこで使いたいのが、Adobe Acrobatのオンラインツール。Acrobatの一部の機能をオンライン上で使えるんです。中でも、複数のPDFファイルをひとつにまとめる「PDFの結合機能」や、ひとつにまとめたPDFファイルのサイズを小さくしてメール添付しやすくする「PDFのファイル容量圧縮機能」はとても実用的。ふるさと納税でたまりがちな納税証明書などをまとめて保管しておきましょう。
●Acrobatオンラインツール
・複数のPDFをひとつに結合する
https://www.adobe.com/jp/acrobat/online/merge-pdf.html
・PDFのファイル容量を圧縮する
https://www.adobe.com/jp/acrobat/online/compress-pdf.html