コクヨ名刺CamiAppを使って、アナログ＋デジタルで名刺を管理する意義とは

2014/06/172014/06/18イベントレポートCamiApp,アプリ,コクヨ,データ化,ノビータ

実は名刺管理が苦手です。交換した名刺を未データ化とデータ化済みに分けてはおりますが、前者がどんどん溜まるばかりで、本当ならバインダーにガンガン刺していきたいのに、データ化しなければ刺せないジレンマに襲われていました。

そんな状況を打破すべく、今日はコクヨさんから提供していただいた「名刺CamiApp（無料）」と「名刺ブックα＜ノビータα＞（以下、ノビータα）」を試してみましたので、ご紹介。

Contents

1. アナログとデジタルのいいとこどり、それが名刺CamiApp＋ノビータα
2. アプリを設定しておこう
3. 名刺CamiAppを使う意義
4. 関連リンク

アナログとデジタルのいいとこどり、それが名刺CamiApp＋ノビータα

この名刺CamiAppというアプリは、同じくコクヨさんの名刺ファイル「ノビータα」と組みあわせて使います。ノビータに付属の「データ取り込み用ガイド用紙（読み取りシート）」の上に名刺を最大8枚並べ、それを名刺CamiAppで撮影すると、名刺1枚1枚のJPG画像に分解されて保存される、という仕組みなんですね。もちろんEvernoteなどと連携しておりまして、自動OCRの対象とすることができます。

撮影後の名刺はそのままバインダーに刺してしまえばいいため、データ化と収納が同時に行えるという、優れた仕組みになっています。

こちらが噂のノビータα。アルファベットで書くと NOViTA α だそうです。こちらはいわゆる「母艦」なっておりまして、ファイルを追加することで最大1200枚の名刺が収納可能です。（追記：最初から400枚収納できます）

こちらが母艦に収納されるファイル（品名：名刺ファイルα）。6色あるので、最大6カテゴリに分けることが可能です。1ファイルで200枚を収納できます。

ファイルの中身はこんな感じ。1ページに最大8枚の収納です。

そしてこれがデータ取り込み用のガイド。これがなければはじまらないので、なくさないようにしましょう。

うすーく線がひいてありますので、これにそって名刺を並べます。多少は角度が付いてしまっても大丈夫。

寄ってみるとこんな感じ。よくできてます。

試しに名刺を取り込んでみます。合同会社オラニエさんの名刺をガイドにそわせて…撮影！

するだけで、勝手にiPhoneにデータとして取り込まれます。

アプリを設定しておこう

さて、こうして書いてみるとシンプルな名刺CamiAppですが、設定を上手く行うのがキモとなっています。

↑絶対に行っておきたいのが、Evernoteとの連携。アカウントがなければ取った方がいいよ！というくらい、名刺CamiAppにはなくてはならないサービスです。

ほか、アクション設定は取り込み後の自動処理を決める、いわばバッチ処理みたいなものですね。後述するタグなどを一気につけることもできます。タグ設定は自分のEvernoteの利用に応じたタグが利用可能です。もちろん名刺CamiAppを使うためだけのタグでもOKです。会社名とか、カテゴリなんかをタグにしておくと良さそうです。個人的には、会った日なんかもタグ化しておくといいのかも、と思いました。

共有設定はなかなか強力で、メールでの送信だけでなく、DropboxやGoogleその他にも対応するなど、さすがコクヨという出来です。コクヨさんはここらへんの細かさがいいんですよねえ。

名刺CamiAppを使う意義

個人的にこの仕組みが素晴らしいなあと思うのは、他のサービスに依存していないところなんですよね。Evernoteとの連携もあくまで「連携」であって、便利さを増すための仕組み（つまりOCRを簡単にかけるための仕組み）でしかないんですよ。

これって意外と重要で、たとえば、たとえばですよ、いつかEvernoteが終了したとしても、手元に名刺のデータは全て残るわけです。OCRデータがその時どうなるかはわかりませんが、少なくともタグ含めた元データはすべて残ります。オンライン系の名刺読み取りサービスって、そのサービスが終わったらどうにもならないじゃないですか。たとえば3年くらい管理してたサービスが終わったとき、それまでの積み上げが全て無に帰すんですよね。

あと、やっぱりファイリングするクセが付けられるのは良いなあと思いました。8枚を一気に撮影して、アップロードされている間にファイリング。また撮影、ファイリングの繰り返しです。読み取りの機械から束で持ち帰ってきて、ではないところが（人間の動作的に）理にかなっていて良いなあと思いました。これ、アプリ使い終わってもファイリングするクセは残りますからね。

実際コクヨさんがそこまで計算しているかどうかはわかりませんが、結局この仕組みって、最大限をアナログにすることで、連携サービスや状況が変わったときのダメージを最小限に抑えられるような作りになっていると感じました。ファイリングしてあれば、いつか全部外注するときにも投げやすいしね。

なおいくつか要望も。やっぱりファイリングしてそこから直に撮影できると、手間が減っていいですよね。なんか上手い方法ないですかね。あと僕にファイリングノウハウが少ないせいで、どういった順番でファイリングしていいかに悩みます（笑）なにかファイリング順番の虎の巻があれば、ぜひ教えてください！

ということで、今度時間をとって、うちにある名刺を全てファイリングするのに挑戦してみようかな…と思っています。

コクヨさん、ありがとうございました！

アナログとデジタルのいいとこどり、それが名刺CamiApp＋ノビータα

アプリを設定しておこう

名刺CamiAppを使う意義

関連リンク