メールで大事な情報を伝え忘れたときのフォロー方法

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メールでイベントのお誘いや詳細を送ったとき、「やべー時間を忘れた!」「日付が間違ってる!」なんていうこと、ありますよねー。こんな時、こうしたほうが良いのでは・・・というオススメのフォロー方法をご紹介します。

例えば…時間を伝え忘れた時

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送ってから「あ!時間を伝え忘れた!」って時ありますよね。そんなとき、どうするかという話です。

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足りない情報だけを伝える…これはNG

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ひとつの答えとして、足りなかった情報(この例であれば時間)だけを伝える方法がありますよね。

でも!これはとっても不親切です。このメールを受け取った瞬間は「あー20時なのかー」って思うかもしれませんが、後日確認しなおそうとしたとき、毎回2通のメールをチェックしなければなりません。それは相手に余計な負担を強いる行為じゃないかと思うわけです。

足りない情報を足して、全ての情報を送りなおす

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僕が最もベターだと思っている方法は、足りなかった情報を足して、全てをもう1度送りなおす方法です。これならば、次から確認はこのメール1通だけを見ればOKになります。送りなおす労力はめんどくさいかもしれませんが、それは間違えた自分が悪いだけのこと。2通に情報が分かれているよりもよっぽど相手にとって親切です(よね?)。

できることなら、情報の足りなかったメールを削除する依頼まですれば完璧でしょう。

間違った情報を伝えてしまったときも同様

この方法は間違った情報をメールで伝えてしまったときにも活用できます。「さっきの20時集合は間違ってました!21時からでした!」というメールを送ったとしても、後日確認するときに、その訂正メールまでチェックするかどうかはわかりません。そもそも間違った情報のメールを削除することさえできません。

だったら正しい情報を全て送りなおした上で「さっきのメール、混乱すると申し訳ないので削除しておいて」とお願いするほうがよっぽどスマートです。

とにかく

  • 間違ったときも、抜け落ちが合ったときも、全ての情報を載せたメールを再送する
  • 間違った情報が載ったメールは削除してもらう

というポリシーを貫くのが良いのではないでしょうか。

これが正解ということではないと思いますが、個人的にこうして欲しいなーと思ったのでエントリにしました。もし共感していただけたなら、よろしくです。

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