メールで大事な情報を伝え忘れたときのフォロー方法
メールでイベントのお誘いや詳細を送ったとき、「やべー時間を忘れた！」「日付が間違ってる！」なんていうこと、ありますよねー。こんな時、こうしたほうが良いのでは・・・というオススメのフォロー方法をご紹介します。
例えば…時間を伝え忘れた時
送ってから「あ！時間を伝え忘れた！」って時ありますよね。そんなとき、どうするかという話です。
足りない情報だけを伝える…これはNG
ひとつの答えとして、足りなかった情報（この例であれば時間）だけを伝える方法がありますよね。
でも！これはとっても不親切です。このメールを受け取った瞬間は「あー20時なのかー」って思うかもしれませんが、後日確認しなおそうとしたとき、毎回2通のメールをチェックしなければなりません。それは相手に余計な負担を強いる行為じゃないかと思うわけです。
足りない情報を足して、全ての情報を送りなおす
僕が最もベターだと思っている方法は、足りなかった情報を足して、全てをもう1度送りなおす方法です。これならば、次から確認はこのメール1通だけを見ればOKになります。送りなおす労力はめんどくさいかもしれませんが、それは間違えた自分が悪いだけのこと。2通に情報が分かれているよりもよっぽど相手にとって親切です（よね？）。
できることなら、情報の足りなかったメールを削除する依頼まですれば完璧でしょう。
間違った情報を伝えてしまったときも同様
この方法は間違った情報をメールで伝えてしまったときにも活用できます。「さっきの20時集合は間違ってました！21時からでした！」というメールを送ったとしても、後日確認するときに、その訂正メールまでチェックするかどうかはわかりません。そもそも間違った情報のメールを削除することさえできません。
だったら正しい情報を全て送りなおした上で「さっきのメール、混乱すると申し訳ないので削除しておいて」とお願いするほうがよっぽどスマートです。
とにかく
- 間違ったときも、抜け落ちが合ったときも、全ての情報を載せたメールを再送する
- 間違った情報が載ったメールは削除してもらう
というポリシーを貫くのが良いのではないでしょうか。
これが正解ということではないと思いますが、個人的にこうして欲しいなーと思ったのでエントリにしました。もし共感していただけたなら、よろしくです。
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劇的には変わらないでしょう
どちらかと言えばフランク
なるほど！ 電子メールをビジネスで
利用するためのノウハウ